團隊隊合作現在是任何業務順利運行的標準做法。項目越來越跨職能，協作工作現在是項目管理的一個關鍵方面。然而，同樣的陷阱仍然存在——在會議上花費了太多時間、太多的電子郵件討論以及太多的工作要做。項目難以取得進展，延誤不可避免，預算超支。

　　企業數字化轉型的時機已經成熟，現在應該以真正的公司協同辦公系統的形式為員工提供發揮潛力的工具。

　　什么是協同辦公系統?

　　協同辦公系統是一個虛擬工作空間，其中資源和工具集中在一起，旨在促進企業項目工作中的溝通和個人互動。這自然意味著提供對信息的訪問，但更重要的是，鼓勵直接通過平臺進行項目跟蹤方面的協作：

　　項目更新、監控和管理;

　　文件共享(電子表格、演示文稿、文本文件等);

　　就正在進行的舉措交換信息和交流。

　　協同辦公系統的目的是通過簡化項目監控任務和提高效率，使員工能夠更好地協同工作。對于尋求生產力、財務節省和提高員工福利的企業而言，這樣的平臺是一種創新的解決方案。

　　根據相關項目的類型，存在不同類型的平臺。一些解決方案將適應所有項目，而另一些則需要一些定制。無論如何，建議選擇滿足您在協作方面的主要目標的解決方案：

　　項目組合管理;

　　持續改進;

　　創新發展。

　　為什么要使用協同辦公系統?

　　首先，協同辦公系統可以節省您的員工時間。事實上，業務流程越來越復雜，項目和目標越來越多，員工使用的工具越來越多樣化。如果這種碎片化有時可能意味著重新獲得敏捷性，也可能意味著效率下降，更重要的是，管理方面的整體一致性。

　　因此，協同辦公系統的使用為用戶提供了在理想條件下工作的可能性，方法是將員工所需的所有信息集中在一個地方，并簡化日常任務——報告、更新、通過電子郵件發送或接收信息等。

　　因此，這樣的平臺提供了四個主要好處：

　　1員工的精力再一次用在價值創造上

　　如果您已經體驗過使用Excel進行項目管理時遇到的困難，那么您將了解為員工提供更直接、更易于使用的工具的好處，讓他們可以將精力投入到真正創造價值的工作中。太多的組織仍然導致他們的員工浪費時間尋找信息，以便他們可以更新過時的PM系統中的項目監控。

　　2改善項目溝通

　　與項目相關的溝通既涉及經理希望共享的信息(目標、指令、進度、項目進度等)，也涉及員工完成日常任務所需的信息。使用協同辦公系統的集中化可以在正確的時間提供正確數量的正確信息，例如僅向相關個人顯示的給定項目的通知。

　　3促進知識回收

　　這方面遠非微不足道，但在企業中尚未得到充分利用，通常是由于時間不足。協同辦公系統可以逐漸成為真正的內部知識庫。員工可以利用以前的經驗和專業知識，而不是為每個新項目重新發明輪子。這構成了真正的優勢，并進一步節省了時間和能源。

　　4產生想法并培養創新的發展。

　　對于希望鼓勵參與式創新的企業來說，協同辦公系統不僅是一個優勢，而且是必不可少的。除了設定創新的范圍(歡迎哪些想法的主題、用于分析和選擇收集的想法的方法等)之外，還可以讓員工增強其他人的建議，并監控想法發展為倡議，以至于它們成為實際項目。

　　將您的組織拆散，并將人員組件完全整合到您的項目組合中，為您的員工提供新的動力。

　　選擇協同辦公系統

　　值得重申的是，協同辦公系統的主要功能是替換使用的各種不同的系統，以方便員工的工作。它不是一個額外的系統。這是練習的一個基本方面，在考慮選擇解決方案時應牢記。它將能夠正確確定有用的功能，并選擇適合其最終用戶需求的精心設計的系統，確保平臺被接受并成功部署。

　　要選擇最合適的解決方案，以下步驟將幫助您將目標與確定的用戶范圍保持一致，從而做出全面的選擇：

　　設定使用平臺要達到的目標：第一階段將有助于確定業務需求，正式設定預期結果和衡量標準。

　　確定平臺在業務中的使用范圍：是用于項目管理，還是建立知識庫，還是鼓勵協同創新?這確保了重點仍然固定在目標上……

　　通過專注于用戶的利益和他們將節省的時間來預測變更管理，以確保他們對新系統的認可和未來參與。

　　確定將領導過程的項目發起人：這些人必須以身作則，充當過程專家，并建立成功所需的意愿和動力。

　　最后，檢查使用平臺是否符合企業文化。盡管協同辦公系統非常流行，但必須確保企業文化適合更加開放和敏捷。

　　一旦確定了這些要點，您將更好地準備從市場上的各種平臺中進行選擇，并且重要的是，確認符合您要求的功能。

　　協同辦公系統的優先功能

　　有許多解決方案可用，有些是通用的，有些是更專業的，因此它們具有特定的功能來匹配所尋求的目標。

　　以下是可以適應所有需求的協同辦公系統的主要功能：

　　可訪問性：任何工作人員都必須可以隨時從任何工作站或設備(移動性、跨平臺)訪問該平臺。這意味著您的員工可以在需要時隨時擁有任何文件和工作工具。

　　直觀、直接且用戶友好：如果您希望員工接受并愿意使用該解決方案，那么除了節省時間和提高效率之外，還必須為他們提供一個設計良好、易于使用且幾乎不需要培訓的平臺.

　　內容搜索：使查找文檔、信息、項目或檔案盡可能簡單和快速。

　　全面的項目監控：無論使用何種平臺，可以從頭到尾監控項目，從最初的想法到完成的平臺是首選。

　　概述：選擇一個為您提供鳥瞰圖、決策支持功能、準確和相關的KPI以及綜合概述的平臺。