為了以穩(wěn)定的方式管理公司，適當(dāng)?shù)毓芾眍A(yù)算很重要。因此，這次Teamface企典將主要解釋系統(tǒng)化預(yù)算管理的效果、優(yōu)點和缺點。

什么是預(yù)算管理系統(tǒng)？

公司需要盈利才能保持業(yè)務(wù)發(fā)展。為了盈利，需要制定銷售預(yù)算、成本預(yù)算、費用預(yù)算、利潤預(yù)算作為一個堅實的方向。

一旦您確定了預(yù)算，您將開展銷售活動以實現(xiàn)預(yù)算，但您必須通過定期比較和分析預(yù)算與實際結(jié)果來管理它。這就是“預(yù)算管理”，而將預(yù)算管理系統(tǒng)化的IT工具就是預(yù)算管理系統(tǒng)。

您可以使用預(yù)算管理系統(tǒng)做什么

您可以使用預(yù)算管理系統(tǒng)做很多事情。使用手動 Excel 進行所有的預(yù)算、管理、分析等工作需要花費大量的時間和精力。因此，通過引入預(yù)算管理系統(tǒng)，可以提高預(yù)算編制的準確性，提高預(yù)算管理工作的效率。具體來說，我會在下面解釋。

有了預(yù)算管理系統(tǒng)，您可以自動化預(yù)算計劃的粗略部分。正如預(yù)期的那樣，預(yù)算計劃和預(yù)算管理不能自動化。預(yù)算管理系統(tǒng)是支持，因為管理預(yù)算的是人，而不是系統(tǒng)。

自動收集和匯總預(yù)算數(shù)據(jù)提供了什么樣的支持。當(dāng)為每個分支機構(gòu)、部門或項目輸入預(yù)算數(shù)字時，預(yù)算管理系統(tǒng)會自動收集這些數(shù)字并將其匯總為一個全面的預(yù)算計劃。

您可以期待更高效的預(yù)算管理工作和靈活性，例如自定義輸入項目和專門針對每個業(yè)務(wù)或部門的界面。

隨著預(yù)算管理系統(tǒng)的引入，實時監(jiān)控成為可能。在為每個部門創(chuàng)建預(yù)算并設(shè)定目標作為預(yù)算之后，每個部門和每個員工都將努力實現(xiàn)預(yù)算。然而，每天檢查預(yù)算的執(zhí)行水平是一項艱巨的任務(wù)，但這種實時監(jiān)控可以通過預(yù)算管理系統(tǒng)完成。通過查看預(yù)算的實現(xiàn)程度，如果難以實現(xiàn)，您可以立即采取行動，例如重新組織預(yù)算。

此外，通過預(yù)算與實際結(jié)果的對比分析，便于重新組織預(yù)算，防止預(yù)算無法實現(xiàn)。

在預(yù)算管理體系中，建立了“評價與反饋”的機制。毫不夸張地說，預(yù)算管理就是為了這種“評估和反饋”。

即使你是根據(jù)預(yù)算來發(fā)展你的業(yè)務(wù)，你也必須評估它是否運作良好。如果部門或現(xiàn)場負責(zé)人的反饋環(huán)境到位，可以立即確認需要改進的地方，立即采取行動。

通過分析未完成的預(yù)算項目對企業(yè)活動的影響并明確改進點，可以從下一次開始連接到預(yù)算。通過重復(fù)這一點，PCDA 循環(huán)將起作用，預(yù)算編制的準確性將提高。

引入預(yù)算管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點

隨著預(yù)算管理系統(tǒng)的引入，從預(yù)算規(guī)劃到組織的工作可以大大縮短。在 Excel 中收集和匯總每個部門的數(shù)據(jù)將是一項巨大的工作，但通過使用預(yù)算管理系統(tǒng)，可以省略諸如轉(zhuǎn)移工作之類的手動工作。

預(yù)算管理系統(tǒng)在一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中提供預(yù)算管理的可視性。通過制作這種可視化，可以確認該領(lǐng)域應(yīng)該強調(diào)的工作并提高員工的積極性。

預(yù)算管理的關(guān)鍵是檢查您的業(yè)務(wù)是否步入正軌。通過使用預(yù)算管理系統(tǒng)，可以進行實時監(jiān)控，便于比較分析預(yù)算與實際結(jié)果。期間若預(yù)算與實際結(jié)果有較大出入，可立即確認并作出回應(yīng)。

預(yù)算管理系統(tǒng)的另一個優(yōu)點是預(yù)算可以在一個期間內(nèi)多次重組。如果由于季節(jié)性、原材料成本波動和匯率等各種因素導(dǎo)致預(yù)算不合適，您可以修改數(shù)字并重新組織為現(xiàn)實的預(yù)算。

最大的好處是，通過繼續(xù)使用預(yù)算管理系統(tǒng)，您將能夠比較和分析預(yù)算和實際結(jié)果，您將能夠制定高度準確的預(yù)算。

預(yù)算管理系統(tǒng)的缺點是，對于沒有引入預(yù)算管理的中小企業(yè)來說，它被認為沒有必要，而且它是一個成本問題。如果引入預(yù)算管理系統(tǒng)，啟動預(yù)算管理，你會覺得在提高業(yè)務(wù)效率方面有很大的優(yōu)勢，但在成本方面你可能會猶豫。

如何選擇預(yù)算管理系統(tǒng)

如果您正在考慮引入預(yù)算管理系統(tǒng)，您似乎已經(jīng)開始在 Excel 中進行預(yù)算管理。因此，能夠輕松地從 Excel 遷移數(shù)據(jù)非常重要。

由于還需要與會計系統(tǒng)和其他系統(tǒng)連接，因此需要確認與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性。需要考慮是引入可以使用現(xiàn)有系統(tǒng)的預(yù)算管理系統(tǒng)，還是通過引入新的預(yù)算管理系統(tǒng)來替代現(xiàn)有系統(tǒng)。

您還需要考慮成本效益。既然預(yù)算管理系統(tǒng)不是免費的，那么公司的性價比也必須得到重視。

擁有適合業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)類型的預(yù)算管理系統(tǒng)也很重要。檢查是否可以定制每個項目以適應(yīng)各種公司，例如餐飲業(yè)、銷售業(yè)、一般貿(mào)易公司，這些公司啟動了服務(wù)業(yè)等新項目。

您還需要查看是否可以創(chuàng)建和模擬多個預(yù)算。由于數(shù)據(jù)可能會因季節(jié)性波動和原材料成本波動等外部因素而波動，因此創(chuàng)建和模擬考慮到數(shù)據(jù)波動的多個預(yù)算非常重要。

檢查它是否符合各種會計準則也是一個要點。由于創(chuàng)建的預(yù)算是以結(jié)賬時編制的財務(wù)報表的形式，我們也會檢查它是否符合各種會計準則。

檢查以上并選擇預(yù)算管理系統(tǒng)。

概括

公司繼續(xù)做生意以賺取利潤。為了盈利，管理預(yù)算很重要，但如果預(yù)算管理工作變得復(fù)雜，那就不堪重負了。因此，通過引入預(yù)算管理系統(tǒng)，可以提高預(yù)算編制的效率。考慮實施預(yù)算管理系統(tǒng)以最大限度地提高公司的利潤。