公司處理的工作有一系列的流程和程序。實際上，存在許多浪費的過程，因為這些流程通常是在沒有意識到的情況下進行的。因此，這一次，我們將介紹通過工作流改進業務和工作流數字化的優勢。通過將工作流程可視化和數字化，將獲得諸如提高工作效率和支持遠程辦公等各種優點。
 

　　什么是工作流？

　　工作流是一系列與業務相關的交流和程序，但一般是指審批等與申請/審批相關的系統的、示意性的業務流程。

　　在公司，由業務負責人等提出申請，經有權決定的人確認后，進行批準/不批準。例如，假設負責采購貨物的人員注意到公司出現短缺，并向他/她的老板申請新采購的貨物。在這種情況下，由負責人制作審批表，經主管、管理部經理、總務人員等確認后，向供應商下單采購貨物。

　　工作流的范圍可以從僅在一個部門完成的簡單工作流到跨越多個部門的復雜工作流。通過對這些工作流程進行模式化，您可以消除不必要的步驟并獲得相應負責人的批準。

　　紙張工作流程挑戰

　　在紙上創建和分發申請和批準表格時，工作效率低下的情況并不少見。在這里，我們將介紹使用紙張的工作流程的挑戰。

　　傳閱文件需要時間

　　紙質申請和批準往往將文件留在辦公桌上，這具有停滯不前的缺點。當您趕時間時，您也可能會背負額外的負擔，例如隨身攜帶文件以獲得申請以及尋找下一個老板。

　　無法分享進度

　　負責人或其他成員不得檢查紙質審批。在某些情況下，文件的流通可能需要幾天時間，但紙質流通的主要缺點是很難知道誰手頭有文件。

　　需要存儲空間

　　如果是在紙上創建文檔，需要在審核通過后拼寫成文件保存，所以文檔越多，存儲空間和安全成本就越大。另一個缺點是，如果您在庫堆棧中有舊文檔，則需要一些時間來檢查內容。
 

　　數字化工作流程的好處

　　通過使用工作流系統將工作流數字化，您可以獲得信息共享、操作效率和無紙化操作等各種優點。

　　通過提高可搜索性來提高工作效率

　　通過數字化工作流程，可以可視化誰在審批路徑中檢查到什么程度，因此團隊可以共享進度。這將防止文檔停滯。此外，通過將工作流程數字化，可以立即搜索和了解過去進行了哪些申請和批準。當您想按事項/負責人的名稱搜索報價時，或者在回應審計時，它會派上用場。萬一發生未知支出，您將不得不查閱過去的批準文件。即使在這種情況下，工作流程的數字化也是有效的。

　　可以降低紙張管理成本

　　內部紙張交換會產生各種存儲和管理批準后文件的成本。具體而言，產生以下費用。

　　· 印刷成本

　　· 文件購買成本

　　· 倉儲貨架等費用

　　· 存儲空間費用

　　必須管理大量文檔的公司可能有很高的固定成本，例如存儲文檔的空間成本，以及打印和文件等小成本。

　　可以支持遠程辦公

　　最近，遠程辦公增加了在家或在衛星辦公室工作的機會。通過將工作流程數字化，可以順利地進行紙張無法完成的遠程應用工作。“Teamface企典”提供專用于項目/項目類型業務的云CRM、OA、HR、PMP、SRM等，并配備了遠程辦公必不可少的電子申請/批準作為標準功能...... 由于Teamface企典的工作流功能與報價創建、下單、費用申請、假期獲取申請等業務流程相關聯，麻煩兩次如“在Excel中創建報價后，再在另一個系統中申請”。得到解決。

　　內部控制可加強

　　上市公司必須在每個營業年度向總理提交經注冊會計師或審計公司審計的內部控制報告。根據金融廳第十五屆內部控制小組委員會“企業會計委員會（*1）”，內部控制由以下六個要素組成。

　　· 控制環境

　　· 風險評估和應對

　　· 控制活動

　　· 信息和通信

　　· 監控

　　· 與 IT 的通信

　　尤其是控制活動、信息通信、IT響應等工作流程的數字化可以解決的問題很多，因此如果想加強內部控制，重新審視工作流程是有效的。

　　Teamface企典已幫助許多成長型公司將辦公數字化。我們提供了一個全方位的服務，您可以放心地使用它來應對 IT 內部控制。詳情請參閱以下頁面。
 

　　可以通過數字化工作流程來簡化內部運營

　　作為可以通過數字化工作流程簡化的內部業務，

　　· 申請/審批流程構建

　　· 合同模板等格式管理

　　· 可以提及一般事務和人事事務的申請。

　　· 申請/審批流程構建

　　在數字化工作流程時，選擇一個可以根據申請內容單獨設置審批路徑的系統很重要。通過根據內容自由設置申請和審批的順序和優先級、最終決策者等，我們可以處理從集團內采購商品到大型項目內部審批的廣泛任務. 在大型項目中，審批路徑往往比較復雜，但通過系統數字化，可以在每臺PC上順利查看進度。

　　合同模板管理等

　　在將工作流數字化時，還需要注意是否可以管理模板。如果您想使用自己的輸入格式進行審批文件、升級等，如果您可以在系統上自由創建格式，您將能夠順利應對現有工作。Teamface企典允許您構建自己的申請/審批流程，并具有格式管理和變更等全方位的管理功能。

　　總務、人事申請

　　在考慮改進工作流程時，不僅要考慮審批文件的效率，還要考慮所有申請和通知的效率。需要一個可以處理不需要特殊文件的詳細一般事務和人事相關應用程序的系統，例如地址更改通知、名片訂購應用程序和軟件使用應用程序。在Teamface企典的申請/審批流程構建功能中，在進行這些詳細的申請時，如果您在表格中輸入必要的信息并申請，該信息將與包括相關部門在內的審批流程共享。此功能可以管理系統上的所有信息，而無需將信息存儲在紙上。

　　概括

　　回顧工作流是提高業務效率不可或缺的觀點。紙質工作流具有各種缺點，例如創建它們所需的時間和精力、管理它們所需的時間和精力以及共享信息所需的時間和精力，因此希望盡可能將它們數字化。

　　通過數字化工作流程，我們可以期待提高可搜索性、響應遠程辦公、加強內部控制等巨大效果。在考慮工作流程的數字化時，重要的是檢查構建申請/審批流程是否有自由度，格式管理功能是否滿足公司的需求，然后選擇適合現場的系統。 .